日々のこと

特にありません

業務マニュアルに盛り込む項目❨スタッフ・管理部門向け❩


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自分の部署以外から何かしらの申請を受け付ける部署❨いわゆるスタッフ部門❩で働いている場合、他部門向けに業務ガイドラインを作成しておくと便利です。

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業務ガイドラインの項目案

ガイドラインにあると便利かな?と思う項目をいくつか挙げてみます。

  • 業務目的
  • 対象となるヒト、モノ
  • 承認者リスト
  • 業務フロー
  • 詳細手順
  • よくある質問
  • 連絡先

それぞれ細かい内容を書いてみますね。

目的

何をするためのガイドラインですか?ということを明記する。勤怠申請、検収書・納品書作成依頼、リーガルレビュー依頼など。

対象となるヒト、モノ

このガイドラインに当てはまる人や物事を書きます。

例えば残業申請なら「社員で、今日残業をする人」でしょうか。

業務フロー

こういうやつです。

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一目で業務の流れが分かるので、載せておくと便利です。

承認者リスト

通常は部門長承認までだけど、こういうときは社長承認までいる。というような「○○な場合」が複雑なときは、表にしておくと分かりやすい。複雑ではない場合には、業務フローだけで間に合いますね。

詳細手順

このガイドラインで説明する業務の手順を書きます。例えば、必要な書類の種類や書き方、書類の提出手順などです。
他の部署が絡むような場合には、公開前にガイドラインの内容を確認してもらうと、業務がスムーズに流れると思います。

詳細手順には図や表を交えて書くと、読んでもらえる可能性が高まります。文章がズラーっとあるだけだと、読み飛ばされちゃうんですよね。

よくある質問

詳細手順には書ききれなかったけれど、間違いやすそうなことは載せておく。
以前受けた質問もこちらへ。

質問されることはだいたい決まっているので、載せておくと無駄な問い合わせが減ります。ガイドラインを見ないで連絡してきたうっかりさんには、「ガイドラインを読んでください」で済むし。

連絡先

担当者のメールアドレスや電話番号。部署のメーリングリストがあるなら、そちらも。

ガイドラインの公開場所

私の職場では、社内のイントラネットで公開しています。わざわざHTML ファイルに起こすのが大変ならば、他部署の人がアクセスできるフォルダにパワポ、ワード形式などで置いておくのも良いかと思います。❨うっかり消されても困らないようにしておく必要があるけど❩

最後に

ガイドラインを作成するのは結構な手間がかかりますが、作っておくと格段に業務効率が上がります。質問が来たら「ガイドラインのこのページを見てください」と言えばいいので。それでも判断がつかなかったら、改めて相談してくださいという形にしています。