業務マニュアルに盛り込む項目❨スタッフ・管理部門向け❩
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自分の部署以外から何かしらの申請を受け付ける部署❨いわゆるスタッフ部門❩で働いている場合、他部門向けに業務ガイドラインを作成しておくと便利です。
業務ガイドラインの項目案
ガイドラインにあると便利かな?と思う項目をいくつか挙げてみます。
- 業務目的
- 対象となるヒト、モノ
- 承認者リスト
- 業務フロー
- 詳細手順
- よくある質問
- 連絡先
それぞれ細かい内容を書いてみますね。
業務フロー
こういうやつです。
一目で業務の流れが分かるので、載せておくと便利です。
承認者リスト
通常は部門長承認までだけど、こういうときは社長承認までいる。というような「○○な場合」が複雑なときは、表にしておくと分かりやすい。複雑ではない場合には、業務フローだけで間に合いますね。
詳細手順
このガイドラインで説明する業務の手順を書きます。例えば、必要な書類の種類や書き方、書類の提出手順などです。
他の部署が絡むような場合には、公開前にガイドラインの内容を確認してもらうと、業務がスムーズに流れると思います。
詳細手順には図や表を交えて書くと、読んでもらえる可能性が高まります。文章がズラーっとあるだけだと、読み飛ばされちゃうんですよね。
よくある質問
詳細手順には書ききれなかったけれど、間違いやすそうなことは載せておく。
以前受けた質問もこちらへ。
質問されることはだいたい決まっているので、載せておくと無駄な問い合わせが減ります。ガイドラインを見ないで連絡してきたうっかりさんには、「ガイドラインを読んでください」で済むし。
連絡先
担当者のメールアドレスや電話番号。部署のメーリングリストがあるなら、そちらも。